Работа във виртуални екипи – възможност по време на криза

Д-р Даниел Пангев*

С развитието на технологиите, глобализацията на света, необходимостта от създаване на продукти и услуги в кратки срокове, работата на екипи от различни места става все по-актуална. В света основните сектори, в които все повече се налага работа във виртуални екипи са тези на високите технологии, производство, застраховане и др. Появата на корона вируса и карантинното положение в редица държави, в това число и в България, подложи на изпитание бизнес организациите. Днешната криза обаче е и възможност за много компании и респективно техните служители да открият предимствата, които предоставя работата във виртуални екипи. Същевременно стреса, който поражда непознатата ситуация и липсата на всякакъв опит от страна на мениджърите налага запознаването с основни правила при този нов начин на работа.
С настоящата статия, като специалист в сферата на човешките ресурси, искам да дам моят скромен принос, с надеждата, че съм полезен както на колегите ми HR – и, така и на мениджърите на българските и чуждестранни компании, развиващи дейност на територията на страната.

Какво представляват виртуалните екипи?

Терминът „виртуален екип“ започва да се появява в речника на бизнес организациите в края на 90-те години на миналия век. С него се означава „група хора, които са разделени физически, географски или времево. Хора, които могат да работят заедно и да си взаимодействат“. Ако преди 20 години това взаимодействие от дистанция беше нещо трудно постижимо, то днес то е напълно реално да бъде осъществено.

Технологиите в помощ на бизнеса

Кои са приложенията, чрез които може да работите виртуално, от дистанция? Ето накратко най-разпространените от тях, на които си заслужават да обърнете внимание:

Trello – приложение, което помага да управлявате вашите проекти, задачи, както и служители ефективно. Софтуерът има много приятен и лесен за работа интерфейс. Чрез него потребителите могат да създават проекти, задачи, да добавят други потребители, да определят крайни срокове и т.н. Интуитивният дизайн позволява дори и на не толкова напреднали с технологиите хора да работят с него. Софтуерът се заплаща на абонаментен принцип.

Интернет сайт: https://trello.com/

Интерфейс на Trello

 

Slack – приложение, което позволява лесна комуникация с вашите колеги и служители, клиенти и др. Всички тези хора, с които ежедневно работите, може да бъдат свързани посредством Slack. Единственото, което трябва да направите, е да създадете съответния канал и да добавите  хора към него. Така например може да създадете канал за връзка с вашите служители; канал с финансовия отдел; такъв с колегите от продажби… дори канал с колегите, с които си пиете следобедното кафе. Във всеки един от тях може да се добавят снимки, документи и др. файлове. Още едно важно предимство е, че Slack позволява интеграция с широк спектър от приложения, сред които Trello, Dropbox, Google Drive, Github и др. През последните години именно Slack набира все по-голяма популярност. Софтуерът се заплаща на абонаментен принцип.

Интернет сайт: https://slack.com/intl/en-bg/

Интерфейс на Slack

 

GoToMeeting – тази апликация позволява да провеждате видеоконференции, да стартирате онлайн среща с членовете на вашия екип директно от телефона ви. Имате възможност да споделяте вашия екран с всички участници, да запишете разговора, да водите бележки в реално време, които след това да изпратите. Приложението се заплаща на абонаментен принцип (всеки от плановете е на разумна цена). Може да пробвате пробен период и да участвате в конферентна връзка, в която да добавите до 250 човека.

Интернет сайт: https://www.gotomeeting.com/en-ie

Интерфейс на GoToMeeting

 

Zoom – тази апликация ви дава възможност да провеждате видео конференции. Посредством функцията „изглед в галерията“ може да виждате всичките в чата наведнъж и това създава усещането, че вашият отдалечен виртуален екип е близо един до друг. Заплаща се на абонаментен принцип, но има и безплатна версия с ограничени възможности.

Интернет сайт: https://zoom.us/ 

Интерфейс на Zoom
Според трите популярни американски сайта за оценка на технологични решения – G2 Crowd, Trust Radius и Capterra, програмата Zoom е на първо място сред предпочитанията на потребителите в категория „Инструменти за видео конференции“. (Вж. Фиг.1).

Фиг. 1 Класация на инструментите за видео конференции

Най-високо оценени инструменти за видео конференции
Инструмент G2 Crowd site rating Trust Radius site rating Capterra site Rating
Zoom Оценка 4.9 от 5 на база 2370 отзива от читатели Оценка 8.9 от 10 на база 307 отзива от читатели Оценка 4.5 от 5 на база 69 отзива от читатели
Google Meet (предишно Hangouts) Оценка 4.3 от 5 на база 202 отзива от читатели Оценка 7.9 от 10 на база 182 отзива от читатели N/A
Skype Оценка 4.2 от 5 на база 1163 отзива от читатели Оценка 7.6 от 10 на база 1188 отзива от читатели Оценка 4 от 5 на база 411 отзива от читатели
GoTomeeting Оценка 4.2 от 5 на база 2913 отзива от читатели Оценка 7.6 от 10 на база 781 отзива от читатели Оценка 4 от 5 на база 324 отзива от читатели

Dropbox – позволява лесно да съхранявате и споделяте файлове, документи, изображения и видео с вашия екип. Чрез него може да създавате папки и подпапки на проекти, до които конкретни членове на екипа да имат достъп. DropBox работи най-добре, ако го интегрирате с Slack. Заплаща се на абонаментен принцип. Интернет сайт: https://www.dropbox.com/?landing=dbv2 

Google Drive – има сходни функции с тези на DropBox. Както знаем, управлението на файлове е от основно значение за гладкото оперативно ръководство на всяка бизнес организация. Безплатен е за лична употреба, а за бизнес нужди се заплаща на абонаментен принцип. Интернет сайт: https://www.google.com/drive/

Пак според същите три сайта Google Drive се класира на първо място в категорията „Управление на файлове“. (Вж. Фиг.2)

Фиг. 2 Класация на инструментите за управление на файлове

Най-високо оценени инструменти за управление на файлове
Инструмент G2 Crowd site rating Trust Radius site rating Capterra site Rating
Google Drive Оценка 4.6 от 5 на база 2094 отзива от читатели Оценка 8.6 от 10 на база 2000 отзива от читатели Оценка 4.5 от 5 на база 790 отзива от читатели
Dropbox Оценка 4.5 от 5 на база 2979 отзива от читатели Оценка 8.2 от 10 на база 1308 отзива от читатели Оценка 4.5 от 5 на база 5349 отзива от читатели
Box Оценка 4.2 от 5 на база 1574 отзива от читатели Оценка 8.0 от 10 на база 285 отзива от читатели Оценка 4 от 5 на база 1184 отзива от читатели

 

След като накратко разгледахме основни технологии, в следващите редове ще посоча и няколко

Съвети към мениджърите при работата във виртуални екипи:

  1. Определете правила и дефинирайте очаквания

Много е важно да се определят „екипни норми“ или насоки, които да се използват като пътна карта за успеха на виртуалния екип. Как ще работим – как ще се възлагат и отчитат задачите, какво очаквате от всеки член на екипа при този режим на работа. По този начин подчинените ви ще знаят какво се очаква от тях, ще са по-отворени за споделяне на идеи и обсъждане с колегите.

  1. Възлагайте SMART задачи

Във виртуалния екип повече от всеки друг екип е важно задачите да са ясно дефинирани – със съответния срок, обем и очаквано качество на изпълнение. Използвайте дадената програма/приложение, за да възлагате и проследявате изпълнението. Така и вие и колегите ви ще знаете какво се очаква от всеки член на екипа и ще бъдете по- ефективни.

  1. Общувайте редовно със служителите

Осигуряването на навременна комуникация спомага за сплотяване на вашия екип. Когато сме информирани за случващото се, това ни дава възможност да излезем с нови идеи и да работим ефективно. Уверете се, че вашите колеги разполагат с инструментите за комуникация помежду си по всяко време, тъй като това ще им помогне да работят по-ефективно заедно. Помислете за виртуално пространство, в което да се осъществяват и неформалните разговори между колегите.

  1. Използвайте технологиите

Използвайте различни инструменти, които ще подпомогнат работния процес – приложения за видео конференции, аудио разговори и др. Не разчитайте просто на разменянето на имейли.

Добрата практика от България

В най-голямата частна газоразпределителна компания в България, голяма част от служителите работят виртуално по време на корона кризата, посредством различни приложения. Така например, за виртуален достъп до стационарен компютър в офиса се използва програма Team Viewer, а за конферентни се разчита на Skype. За комуникация с клиенти на компанията могат да се използват Skype, Viber и What’sApp. Служителите отчитат извършената от тях работа чрез Jira Workflow.

И още малко конкретни препоръки към всеки мениджър при провеждането на ефективни аудио/видео конференции.

 

Как да проведем един ефективен аудио конферентен разговор?

  1. Определете модератор. Това е човекът, който организира срещата. Не е задължително това да е мениджърът.
  2. Определете подходящото време, през което да проведете аудио конферентния разговор.
  3. Изпратете покани до всички колеги, които искате да присъстват.

По време на срещата:

  1. В началото приветствайте участниците!
  2. Повторете каква е целта на разговора и колко време ще продължи той. Започнете и свършете навреме.
  3. Проверете поименно кой присъства, за да идентифицирате участниците.

По време на срещата:

  1. Помолете участниците да използват mute бутона, ако около тях е шумно.
  2. В края на срещата направете обобщение.

След срещате изпратете имейл с основните точки, които сте коментирали. Напишете какво сте се договорили, крайни срокове и детайли относно следващия (евентуално) аудио конферентен разговор.

Как да проведем един ефективен видео конферентен разговор?

Избягвайте разсейващи шумове, които могат да причинят объркване в другите участници. Освен това:

  • Поставете акцент върху това, което казвате, като избягвате използването на жестове.
  • Гледайте камерата, а не екрана. Важни са хората, на които говорите!
  • Имайте предвид забавянето във времето, докато стигне вашето послание до останалите членове на виртуалния екип
  • Бъдете търпеливи и изчакайте , докато другите приключат да говорят. След това изкажете вашето мнение.

Предизвикателствата при работата с виртуални екипи и стратегии за тяхното преодоляване

Не всичко е „цветя и рози“ при работата във виртуални екипи. Има и някои особени тънки особености, с които всеки мениджър трябва да се съобрази. Постарал съм се в по-долните редове да посоча основните предизвикателства пред работата във виртуални екипи, а така също и подходящи стратегии за тяхното преодоляване.

  • Доверието…

 Когато не виждаш „лице в лице“ твоите сътрудници  и нямаш социални взаимодействия, е много по- трудно да се изгради доверие. Ако не се управлява правилно, тази липса на доверие може да подкопае всичко, което вашият виртуален екип се опитва да постигне. За изграждане на доверие във виртуалната среда всеки мениджър трябва да спазва дадената от него дума. Ако сте се съгласили за даден краен срок, то спазвайте договорката. Когато демонстрирате своята почтеност и работна етика, членовете на вашия екип ще научат, че могат да разчитат на вас. На следващо място успешна стратегия при изграждането на доверие е бързото отговаряне на имейли или заявки от вашите колеги. Бързата ви реакция е ясен сигнал, че техните нужди са важни за вас. Не на последно място, бъдете чувствителни към колегите си в различни часови зони. Ако срещата е планирана рано или късно в техния регион, имайте предвид, че те може да са по-малко комуникативни и ангажирани от другите членове на екипа. Ако е възможно, насрочете виртуалните срещи в часове, удобни за всички.

  • Комуникацията…

Друго предизвикателство е комуникацията. Особено това важи, когато виртуалният екип включва членове от различни страни и национални култури. Комуникацията по имейл, чат или телефон е трудна, тъй като няма визуални невербални сигнали (55%, най-много, комуникацията зависи от езика на тялото). За да се преодолее това предизвикателство следва освен посочените комуникационни инструменти да се използват и приложения, които дават възможност за видеоконференции.

  • Изолацията…

Нормално е за всеки професионалист, който работи виртуално, да изпитва чувство на изолация. Може да се почувствате сякаш вашата организация ви е „забравила“, ако често работите дистанционно. В такива случаи трябва да се предприемат мерки! Така например, ако компанията има вътрешен сайт с форум към него или пък блог, чиято цел е обединяване на тези виртуални работници, то „рекламирайте“ тази възможност пред вашите сътрудници. Ако пък такава възможност липсва, то създайте подобен форум. В Интернет пространството има готови open source форуми (с отворен код), които имат нужда от малко препрограмиране и настройки. Използвайки тази възможност може да отворите вътрешни дебати в екипа по дадени въпроси, да генерирате онлайн мозъчна атаки и др.

Думата „криза“ на китайски език значи и „възможност“. Безспорно днешният коронавирус изправя редица държави пред предизвикателства. Надявам се с горните редове да съм ви убедил, че този вирус и хаосът, който той предизвика, е и една възможност – развитие на работата във виртуалните екипи. От нас зависи дали ще осъзнаем тази възможност и ще пренастроим своите бизнеси към възможностите, които предоставят съвременните технологии.

 

Д-р Даниел Пангев има 15 години практика в сферата на човешките ресурси. Работил е в областта на Управление на човешки ресурси в ИТ сектора, в банковия сектор и в сектор „Енергетика“. От 2011 г. до 2018 г. е хонорован асистент в катедра „Управление“ на Университета за национално и световно стопанство в София.

Бъдете първият коментирал "Работа във виртуални екипи – възможност по време на криза"

Оставете коментар

Email адресът ви няма да се публикува.


*


Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.